محتوي الموضوع
ما هي عناصر كتابة التقرير وكيف يتم كتابته بطريقة احترافية، وما هي انواع التقارير وخصائصها، هذا الموضوع سوف يواجب علي هذه الاسئلة بشكل شامل، ولكن اولاً نتعرف علي ما هو التقرير ؟ التقرير هو عبارة عن مستند قصير مختصر ومباشر، يتم كتابته لغرض محدد وجمهور معين، وفي اغلب الاحيان يتطرق التقرير الي التحدث عن مشكلة معينة أو تحليل موقف محدد كما يقدم توصيات أو حلول لاتخاذ قرارات مستقبلية، فهو ورقة حقائق مباشرة ورسمية يجب أن يكون واضحة ومحددة وحسنة التنظيم .
أنواع التقارير
1- التقارير الرسمية وغير الرسمية
التقارير الرسمية تتميز بأنها شديدة التنظيم وتركز علي الحيادية والترتيب والحقائق المباشرة، وتتضمن تفاصيل مهمة ومحدةة ويتم كتابتها بصيغة معينة حيث يتم فيها إزالة بعض العناصر مثل ضمائر المتكلم .
التقرير الغير رسمية تشبه الرسائل القصيرة التي تكتب بصيغ عادية يتم استخدامها في الحياة اليومية .
2- التقارير الطويلة أو القصيرة
من الصعب ان يتم تصنيف التقارير طبقاً لطولها، إلا ان التقارير الرسمية تكون اكثر طولاً من التقارير العادية .
3- التقارير الاعلامية أو التحليلة
تحتوي التقارير الإعلامية Informational Reports مثل التقارير السنوية والتقارير المالية علي معلومات مباشرة وواضحة ومهمة ويتم نقلها من جزء في مؤسسة أو شركة ما الي جزء آخر من نفس المؤسسة .
اما التقارير التحليلية فهي تهدف في المقام الأول إلى دراسة مشكلة معيّنة ومحاولة إيجاد حلول لها.
4- التقرير الاخباري
يتحدث عن موضوعات مختلفة سواء علي المستوي الساسي أو الثقافي أو الاجماعي أو الرياضي، ويهتم بعرض العديد من المعلومات لتوضيح الاحداث وتحليلها والكشف عن الاستنتاجات كما يمكن ان يشمل بعض المعلومات القديمة التي تختص بعرض تاريخ الموضوع الذي يتناوله التقرير .
5- تقرير عرض الشخصيات
يهتم بعرض شخصية بارزة ومهمة في المجتمع، يتناول التقرير هذه الشخصية من جميع النواحي ويتحدث عن ابرز المحطات التي مرت بها الشخصية، ويمكن ان تكون هذه الشخصية مؤثرة علي المستوي المحلي أو العالمي كما انها قد تهتم بالمستوي الساسي أو الفني او الرياضي .
يمكنك ايضاً قراءة : تقرير عن قضية فلسطين قضية العرب الأهم
عناصر التقرير
5 خطوات لكتابة التقرير
1- تحديد الجمهور : يجب أن تتعرف علي الجمهور الذي سوف يقرأ تقريرك وعلي هذا الاساس يتم تحديد كيفية كتابة وتنسيق التقرير، وما يجب ان يحتوي عليه التقرير من معلومات الي جانب الصيغة التي يتم بها كتابة التقرير .
2- تحديد المعلومات التي سوف يتضمنها التقرير : يجب التركيز علي هدف التقرير وما يريد ايصاله الي الجمهور من معلومات، فيمكنك طرح اسئلة تتعلق بما يتوقعون رؤيته حتي تضمن ان يحتوي التقرير علي المعلومات المطلوبة، فمثلاً في حالة كنت تكتب تقريراً عن المبيعات فقد يحتاج تقريرك إلى تضمين معلومات حول ما إذا كانت أهداف المبيعات، والمنتجات والخدمات الأكثر مبيعاً، والتحديات التي تواجهها أنت أو فريقك وتوقعات مبيعاتك للشهر التالي.
3- هيكلة التقرير : يجب كتابة التقرير بشكل واضح سهل في القراءة والاستيعاب لتسهيل الفهم والقراءة، ويمكن استخدام عناصر التقرير التالية كدليل مساعد عند كتابة تقريرك كما يلي :
- العنوان أو صفحة العنوان
- الملخص التنفيذي – الملخص الذي يصف بإيجاز محتوى تقريرك
- جدول المحتويات (إذا كان التقرير أكثر من بضع صفحات)
- مقدمة تصف الغرض من كتابة التقرير
- فقرة أساسية حيث تقوم بتضمين المعلومات التي تنقلها مع التقرير
- الخلاصة أو التوصية حسب الغرض من التقرير
4- استخدم لغة مختصرة ومهنية : يجب ان تكون لغة وصياغة التقرير واضحة ومباشرة وموجزة، حتي يستطيع اي شخص أن يصل الي المعلومات المطلوبة بشكل واضح وسريع قدر الامكان ، يجب ان تكون اللغة والصياغة بسيطة ومباشرة ولكنها احترافية ورسمية .
5- تدقيق وتحرير التقرير : اخر مرحلة من مراحل كتابة التقرير هي التدقيق اللغوي للتأكد من احترافية وصحة الكتابة واكتشاف اي اخطاء قبل ارسال التقرير ، كما يجب التخلص من اي حشو أو معلومات غير ضرورية ، فبمجرد الانتهاء من كتابة التقرير اتركه لمدة ساعة أو اكثر ومن ثم قم بمراجعته حتي تعيد النظر الي التقرير بشكل صحيح وجديد واكتشاف اي اخطاء تحتاج الي اعادة او حذف .
خصائص كتابة التقارير
التقارير تمتاز بطريقة كتابة مباشرة وواضحة وخصائص يحب الالتزام بها حتي يكون التقرير فعال ومفيد واحترفي، ومن هذه الخصائص التي يجب مراعاتها اثناء عملية الكتابة :
- التركيز علي المعلومات المهمة والمفيدة التي يجب أن يوضحها التقرير .
- الدقة في كتابة المعلومات والبعد تماماً عن التزييف او التضليل .
- الكتابة بشكل واضح ومباشر ومفهوم لعدم إرباك القارئ .
- ذكر المعلومات بشكل موجز ومباشر وبدون اطالة او حشو للحفاظ علي وقت القارئ .
ما هي العوامل التي تجعل تقريرك جيداً ؟
- معرفة ما تعلمته وما توصلت إليه عن طريق بحثك وقراءتك .
- يمنحك التقرير مهارة وتجربة يتم استخدامها علي نطاق واسع في مجال العمل .
- يعرض التقرير تحليل واضح ومباشر لحقائق ومعلومات متعلقة بالمشكلة .
- يجب أن يتم كتابة كافة المصادر التي لجأت اليها في كتابة تقريرك .
نموذج كتابة تقرير نشاط مدرسي
- من الضروري أن يكون للطالب نشاطات محددة يمارسها داخل مدرسته، هذه النشاطات تساعده علي ممارسة مواهبه وتشجعه علي تنمية مهاراته وقدراته الخاصة، ويتم كتابة تقرير رسمي يشيد بنشاطات الطالب وقدراته بعد الانتهاء من السنة الدراسية واجتياز الطالب للمرحلة بنجاح .
- التقرير يحمل اسم الطالب وسنته الدراسية والنشاط الذي يمارسه ومدة التدريب والمعلومات الاساسية .
نموذج كتابة تقرير عمل
يختلف تقرير العمل بإختلاف الهدف المكتوب لأجله، وتقرير العمل بشكل عام يغلب عليه الطابع الرسمي المباشر، يتم كتابة اسم الشخص الذي يوجه إليه التقرير والقاء التحيه اليه وبعدها يتم كتابة المعلومات المهمة التي يجب توضيحها للقارئ وفي ختام التقرير يتم كتابة عبارة ” وتفضلوا بقبول فائق الاحترام ” مع توقيع المرسل وصفته وكتابة تاريخ التقرير .
اذا كان التقرير يشتمل علي اي مستندات رسمية أو اوراق يجب الاطلاع عليها يجب أن يتم ذكر اشارة عن المستندات المرفقة للقارئ .
